午後の時間術

午後の時間術

午後の時間の使い方

スケジュールは「面」でとらえる。

手帳の面積でとらえる。

タイムマネジメントはスーツケースにモノを詰めるのと同じ。大きいモノからつめていく。

「おとなの時間割」をつくる

毎日、毎週、毎月のルーチン作業やあらかじめ予定が決まっていることは時間割を作っておく。学校の時間割と同じように仕組み化してしまう。

アナログ時計を使う。

アナログ時計は針によって時刻を知ることができるだけでなく、「過ぎた時間」「残りの時間」を一瞬にして感覚的にとらえることができる。

また、時間を面積でとらえることができるので、作業系の仕事の時は、１／２、１／３、１／４、１／６などビジュアルで時間をとらえることができるので便利である。

「作業系時間」のマネジメント

午後は「作業系」の仕事を中心におこなう。

タスクリストにもとづいて淡々と片っ端からこなす。

長期的に見て、「忙しさ」をならしてゆとりを持つようにダンドリをする。

忙しさは気持ちの問題なので、比較的時間のゆとりがあるときに先の詰まった仕事を先取りしてこなしてしまおう。

メンタルケアのためのダンドリ

机の上は１つのタスクだけにする。

頭の中をシンプルにする。

精神的にあせらない、集中する。

エラーを起こさないようにする。

使わないモノを捨てる。出さない。

一度に相手するタスクの数を減らす。

組手と一緒。

焦りが出てきたら、「作業量」より「タスク数」を減らして頭の中をスッキリさせる。

リスクを減らすための方策

あらかじめ自分とのアポイントとして、作業時間を予定表に入れておきましょう。

必ず手帳に書いておきましょう。

手帳に予定が入っていることによって、アポイントを断りやすい。

3時以降にアポイントを入れない。

時間的な不確定要素をなるべく持ち込まないようにする。

終わりが読めない。

ダラダラしてしまう。

上司や他のセクション、まわりの人のための時間をあらかじめ「予備時間」として織り込んでおく。

リスクヘッジのために予備時間をバッファーとして予定しておくと、自分のスケジュールが引きずられなくてすむ。

もし、使う必要がなければ、自分のための作業時間に使えばよりゆとりができる。

作業時間の見積もりは「2割増」でおこなう。

作業時間は実際に始めてみると思ったより時間がかかってしまうことがあります。また、ふいな時間ドロボーも入ったりして思うように進まないこともあります。

長引いた時のために多めに時間を見積もっておきましょう。

もし早く終わってしまった時は、他の作業の時間に充てましょう。

待ち時間は「神さまがくれたブレイク」と考える。

不意な待ち時間、予定のキャンセル、ウェイティングタイムは「神さまがくれたブレイク」と考え、「手帳との対話」や「俯瞰、ダンドリ、シミュレーション」の時間としよう。

無理に他の作業を入れたりすると、逆に時間が足りなくなり、精神的に圧迫されることになる。

終業間際の裏ワザ

終業間際には、投げられるボールはすべて投げておく。

終業間際に、ダンドリ可能な仕事を相手に投げておくと、翌日の朝、遅くとも午前中までにはその成果や反応が返ってくる。そのレスポンスまでの時間はじっくりと自分の時間を過ごせばよい。

あくまでも自分中心、自己主導型のタイムマネジメントをする。

夜討ち朝駆けを心がける。

翌日の朝には結果が届いている。

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