アポイント(他人とやること)

アポイント(他人とやること)　

－　他人との約束　－

「ヒトとやるコト」

－　アポイントをさばく　－

「アポイント」は「人との約束」の時間です。人と会ったり、相談したり、交渉したり、会議や打ち合わせ、ミーティングなども含まれます。基本的に始まりの時刻と終わりの時刻があり、スケジュール表に予定として書かれます。「いつ、どこで、誰と何のために会う」という性質のものです。

アポイントを断り、会わないで済ませる

そもそもアポイントとは何でしょうか。それは「人との約束」です。あるいは「人と会って何かを成し遂げる」ための約束とも言えます。

では、会って何を成し遂げるのでしょうか。何のために会うのでしょうか。

それは、「お互いのゴールに向けた前進」のためです。

基本的には「ゴールの共有、すり合わせ」「ゴールへの道すじ、諸条件の確認」「利害関係や課題・問題の解決」「おわび、お願い」がおもなアポイントの中身だと思います。時には「単なる顔合わせ」といったものもありますが、この先円滑にいくように前進するのであれば、それも1つの目的となります。

それでは「お互いのゴールに向けた前進」は直接会わなければできないのでしょうか。よく考えてみると必ずしもそうではありません。実際に会うにしても、その他の手段、方法で前進させることは可能なのではないでしょうか。

たとえば、「話の内容をあらかじめメモや書面ですり合わせておく」「話の流れや概要、ポイントをメールやファックスで伝えておく」「課題や問題点などを電話で相談しておく」など実際に会った時は「笑顔で握手」となるようにダンドリをすることもできます。

さらに進めて、会わないで済んでしまうような案件もあるのかもしれません。

会議、ミーティング、打ち合わせの中には、こういった形でさばけるものが多いのではないでしょうか。

実際に会うときにはもっと有意義に楽しく、ハッピーになるように会いましょう。

アポイントをコントロールし、なるべく減らす

　まったく会わなくて済ませられればそれでよいのですが、そうでない場合にはアポイントをコントロールしてなるべく時間を短くします。

　たとえば、「今から45分間」という形で時間を決めたり、区切ったりします。あるいは、「15時20分まで」という形でエンドラインを決めるなどとし、時間が伸びても大丈夫なように、次の予定との間にゆとりの時間(バッファー)を持たせるようにします。

また、自分の都合で待ち合わせ場所と時間を決めるようにします。たとえば本屋、いきつけのお店、駅の近く、次の仕事の近くなど時間のムダがないようにしたり、なるべく昼前に設定し、後の時間のプレッシャーを使ったり、後の予定をつくっておいてあらかじめ相手に「後に予定がある」旨を伝えておくなどしてデッドラインを決めてしまいます。

そして、「打ち合わせ内容を少なくしてから会う」「あらかじめ整理して話すことをしぼる」などの前段階の準備もしっかりとしましょう。

とにかくアポイントは自分の都合中心でとります。アポイントをとる時に自分の都合を最優先せず、相手の都合で決めてしまうと、結局タスクが減らず、時間に追われることになります。