enjoyhacks’s blog

時間は命

作業の二度手間を省き、一度で済ませる仕組み

作業の二度手間を省き、一度で済ませる仕組み

日常的によくあることですが、私たちは作業をしたとき、「二度手間」「やり直し」に直面することがあります。

 

「二度手間」とは、何か作業をしたときに「モノ」や「人」、「状況」が悪く、一度で済ますことができず、一部または全部をもう一度行うことをいいます。

「人を訪ねたけれど相手が留守だった」「モノを買いに行ったけれど売り切れだった」「行ったらお店が休みだった」「相手にメッセージが伝わっていなかった」など結局もう一度やらなければならないことを指します。

 

これに対し、「やり直し」は作業をして形にしたにもかかわらず、過不足があったり、間違っていたことにより、もう一度最初に戻って、あるいは途中から行うことを指します。

 

いずれも作業の前にゴールの確認、相手とのコミュニケーションなどにより防ぐことができるものですが、ついそれを忘れて作業を始めてしまったり、途中の確認を省いてしまったりして、結果的に「二度手間」や「やり直し」となってしまいます。

これらは、「違うゴールへ着く(答えが間違っている)」「ゴールに着かない(答えが出ない)」「ゴールを通り過ぎてしまう(やり過ぎてしまう)」ということになり、どれも満足した結果に結びつきません。

日常的に仕事ではよくありますが、子どもの頃に買い物、お手伝い、テストなどで誰もが経験したことです。

結果的に作業時間が倍以上かかり、成果物も「そこそこ」しかできず、しかも自分も相手も「何かもやもやした気持ち」が残るので、できれば避けたいパターンです。

 

あたりまえですが、「二度手間」は一度でうまくいかないから二度やることになるわけです。「やり直し」は誰かにやり直しをさせられるからやり直す、つまり、OKが出ないでNGということです。

NGが出ないようにするには、相手とゴールと方向性の共有が不可欠で、相手品質で必要十分のアウトプットをしましょう。やり直すくらいならていねいに、一度に済ませる方が早いのです。

 

そして、二度手間を避けるには、(これもあたりまえですが)一度で済ませるよう工夫することです。結局それにより、さらにスピードアップします。

具体的な仕組みとしては、

Ⓐ「一筆書きの術」 多くのものを一度に済ます、ついでに済ます。

 

Ⓑ「分身の術」 何かをしながら別の何かを動かす、タイムシェアリングで二重に時間を使う。

 

Ⓒ「コミュニケーション不足をなくす」 相手品質でゴールを設定する、相手にゴールと方向性を確認し共有しておく。

 

Ⓓ「必要十分で動かす」 やりすぎない、むしろ足りないぐらいでよい、相手に「そこまでしなくてよかったのに」と言わせない、モレなく、ダブりなく、過剰品質を避ける、足りなければ相手は追加注文してくると考える。

 

Ⓔ『「ほつれる前の一針」でリスク回避をする』 ほつれそうなところを見つけたら、手間を惜しまず迷わず一針縫う。

 

 Ⓕ「タスクや人、状況についてあらかじめ確認を入れておく」

 

という形でアプローチすればたいがいうまくいきます。要はちょっとした「気遣い」と「確認」なのです。

 

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